Przetwarzanie danych klientów i gości

Administratorem danych jest:

MEININGER Shared Services GmbH

Obentrautstrasse 72, 10963 Berlin, Niemcy

Z naszym inspektorem ochrony danych można się skontaktować pisząc na adres:

MEININGER Shared Services GmbH

Data Protection Officer

Obentrautstrasse 72, 10963 Berlin, Niemcy

Adres e-mail: dataprotection[at]meininger-hotels.com

Jeśli masz do nas zapytanie, chcesz żebyśmy przygotowali ofertę lub zawrzeć z nami umowę, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe. Ponadto przetwarzamy Twoje dane osobowe między innymi w celu wypełnienia obowiązków prawnych, w celu ochrony uzasadnionego interesu lub na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody. W zależności od podstawy prawnej kategorie danych osobowych są następujące:

- imię, nazwisko

- adres

- dane do komunikacji (numer telefonu, adres e-mail)

- data urodzenia

- narodowość

- numer dokumentu tożsamości lub paszportu

- dane płatnicze / dane konta

- dane podstawowe umowy (w szczególności numer umowy, czas jej trwania, okres wypowiedzenia, rodzaj umowy)

- dane fakturowe / dane o obrotach

- dane o zdolności kredytowej

- Informacje o koncie (w szczególności rejestracja i logowanie)

- nagrania wideo i zdjęcia

Przetwarzamy dane osobowe, które otrzymujemy od naszych klientów, gości i/lub partnerów umownych (np. organizatorów wycieczek, biur podróży, portali rezerwacyjnych). Twoje dane pozyskujemy również z następujących źródeł:

- inne spółki Grupy MEININGER

- agencje kredytowe

- źródła publicznie dostępne: rejestry handlowe lub rejestry stowarzyszeń, rejestry dłużników, księgi wieczyste

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w szczególności zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), a na terenie Niemiec zgodnie z federalną ustawą o ochronie danych (BDSG) oraz wszystkimi innymi właściwymi przepisami prawa.

5.1 Przetwarzanie danych na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Jeśli dobrowolnie wyraziłeś zgodę na zbieranie, przetwarzanie lub przekazywanie określonych danych osobowych, wówczas zgoda ta stanowi podstawę prawną do przetwarzania tych danych. W następujących przypadkach przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody:

- wysyłanie newslettera i śledzenie spersonalizowanego newslettera

- gry z nagrodami

- badania rynkowe (np. ankiety satysfakcji klienta)

- tworzenie profili klientów

- publikacja referencji klienta (imię i nazwisko oraz zdjęcie)

5.2 Przetwarzanie danych w celu wykonania umowy (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Używamy Twoich danych osobowych w celu realizacji umowy lub w celu podjęcia działań przedumownych. W ramach niniejszej umowy będziemy przetwarzać Twoje dane w szczególności w celu realizacji następujących działań:

- przygotowanie propozycji

- obsługa klienta

- zarządzanie umowami

- zarządzanie należnościami

5.3 Przetwarzanie danych w celu wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) lub w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO)

Jako spółka podlegamy różnym obowiązkom prawnym. Przetwarzanie danych osobowych może okazać się konieczne w celu wypełnienia tych obowiązków. Między innymi może to być:

- obowiązki kontrolne i sprawozdawcze

- kontrola wieku i tożsamości

- zapobieganie/ściganie czynów przestępczych

5.4 Przetwarzanie danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

W niektórych przypadkach przetwarzamy Twoje dane w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów lub interesów osób trzecich:

- centralne zarządzanie danymi klientów w Grupie MEININGER

- badania rynkowe i opinii

- środki bezpieczeństwa, np. monitorowanie wideo

- konsultacje i wymiana danych z agencjami kredytowymi w celu określenia zdolności kredytowej lub ryzyka niewypłacalności

Aby wypełnić nasze zobowiązania umowne i prawne, będziemy przekazywać Twoje dane różnym organom publicznym i wewnętrznym, a także zewnętrznym usługodawcom.

 Inne spółki Grupy MEININGER:

Grupa MEININGER prowadzi scentralizowane zarządzanie danymi klientów, do którego dostęp mają pracownicy wszystkich spółek zależnych, co pozwala nam zaoferować klientom pełen zakres usług z jednego źródła. Dostęp do spółek Grupy MEININGER można uzyskać klikając ten link.

 Zewnętrzni dostawcy usług:

Współpracujemy z wybranymi zewnętrznymi dostawcami usług w celu wypełnienia naszych zobowiązań umownych i prawnych:

- dostawcy usług płatniczych

- dostawcy usług marketingowych lub sprzedaży

- dostawcy usług niszczenia dokumentów i danych

- agencje kredytowe

- dostawcy usług informatycznych (np. dostawcy usług konserwacyjnych i hostingowych)

- audytorzy

 Podmioty sektora publicznego:

Ponadto możemy być zobowiązani do przekazania Twoich danych innym odbiorcom, takim jak organy publiczne (np. organy finansowe, policyjne, celne, urzędy stanu cywilnego) w celu wypełnienia prawnych obowiązków informacyjnych.

Kraje spoza Unii Europejskiej (oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego „EOG”) regulują ochronę danych osobowych inaczej niż kraje Unii Europejskiej. Do przetwarzania danych korzystamy również z usług dostawców zlokalizowanych w państwach trzecich, poza Unią Europejską.

W związku z tym podjęliśmy specjalne środki, aby zagwarantować, że przetwarzanie danych w krajach trzecich będzie tak samo bezpieczne, jak na terenie Unii Europejskiej. Zawieramy standardowe klauzule ochrony danych osobowych opracowane przez Komisję Europejską z dostawcami usług w państwach trzecich. Klauzule te zapewniają odpowiednie gwarancje ochrony danych wobec dostawców usług w państwach trzecich.

Jeśli chcesz zapoznać się z obowiązującymi gwarancjami, możesz się z nami skontaktować pisząc na adres dataprotection[at]meininger-hotels.com.

Przechowujemy dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do wywiązania się z obowiązków prawnych i umownych. Jeśli przechowywanie Twoich danych nie jest już konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych lub umownych. Okres przechowywania danych wynosi do 10 lat.

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu na mocy artykułu 15 RODO, prawo do sprostowania na mocy artykułu 16 RODO, prawo do usunięcia na mocy artykułu 17 RODO, prawo do ograniczenia przetwarzania na mocy artykułu 18 RODO, prawo do sprzeciwu na mocy artykułu 21 RODO oraz prawo do przenoszenia danych na mocy artykułu 20 RODO. Prawo dostępu i prawo do usunięcia danych podlegają ograniczeniom zgodnie z art. 12 ust. 5 zdanie 2, Art. 15 ust. 4 i art. 17 ust. 3 RODO.

9.1 Prawo do sprzeciwu

Możesz w każdej chwili sprzeciwić się wykorzystywaniu Twoich danych do celów reklamowych, nie ponosząc przy tym żadnych kosztów poza kosztami transmisji danych według stawek podstawowych.

Jakie prawo przysługuje Ci w przypadku przetwarzania danych w uzasadnionym interesie publicznym?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie danych w interesie publicznym) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych w celu ochrony prawnie uzasadnionego interesu), dotyczy to także profilowania opartego na tym przepisie.

W przypadku wniesienia sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać Twoich danych osobowych, chyba że wykażemy uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub przetwarzanie będzie służyć dochodzeniu, wykonywaniu lub obronie roszczeń prawnych.

Jakie prawo przysługuje Ci w przypadku przetwarzania danych dla marketingu bezpośredniego?

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe w celach marketingu bezpośredniego, przysługuje Ci prawo zgodnie z art. 21 ust. 2 RODO, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby takiej reklamy; dotyczy to także profilowania, o ile jest ono powiązane z takim marketingiem bezpośrednim.

W przypadku wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego, nie będziemy już przetwarzać Twoich danych osobowych w tych celach.

9.2 Wycofanie zgody

Możesz w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych. Należy pamiętać, że wycofanie zgody obowiązuje wyłącznie w przyszłości.

9.3 Prawo do informacji

Możesz zażądać informacji, czy przechowujemy Twoje dane osobowe. Jeśli sobie tego życzysz, poinformujemy Cię o tym, jakich danych dotyczy przetwarzanie danych, w jakich celach, komu dane te są udostępniane, jak długo dane będą przechowywane i jakie dalsze prawa Ci przysługują w związku z tymi danymi.

9.4 Dalsze prawa

Ponadto masz prawo zażądać ich poprawienia lub usunięcia. Jeżeli nie będzie podstaw do dalszego przechowywania, usuniemy Twoje dane, w przeciwnym razie ograniczymy przetwarzanie. Możesz również zażądać od nas przekazania wszystkich podanych przez Ciebie danych osobowych w ustrukturyzowanym, aktualnym i czytelnym dla maszyn formacie Tobie lub wybranej przez Ciebie osobie albo firmie. Ponadto przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorującego ochronę danych (art. 77 RODO).

9.5 Dochodzenie swoich praw

Aby skorzystać ze swoich praw, możesz skontaktować się z administratorem danych lub inspektorem ochrony danych, korzystając z podanych danych kontaktowych. Twoje zapytanie zostanie rozpatrzone niezwłocznie i zgodnie z wymogami prawnymi oraz poinformujemy Cię o podjętych przez nas krokach.

Aby nawiązać relację biznesową, musisz nam podać dane osobowe niezbędne do realizacji stosunku umownego, lub które jesteśmy zobowiązani gromadzić na mocy prawa (np. przepisy rejestrowe). Jeżeli nie podasz nam tych danych, nie będziemy mogli wykonać ani zrealizować stosunku umownego.

Jeżeli cel lub sposób przetwarzania Twoich danych osobowych ulegnie istotnej zmianie, zaktualizujemy te informacje na bieżąco i poinformujemy Cię o zmianach.