Przetwarzanie danych w związku z aplikacją o pracę

Administratorem danych jest:

MEININGER Shared Services GmbH

Obentrautstrasse 72, 10963 Berlin, Niemcy

Z naszym inspektorem ochrony danych można się skontaktować pisząc na adres:

MEININGER Shared Services GmbH

Data Protection Officer

Obentrautstrasse 72, 10963 Berlin, Niemcy

Adres e-mail: dataprotection[at]meininger-hotels.com

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji procesu rekrutacyjnego. Obejmuje to następujące kategorie danych:

Informacje standardowe:

- dane podstawowe osoby aplikującej (np. imię, nazwisko, adres, stanowisko) 

- dane dotyczące kwalifikacji (np. list motywacyjny, CV, poprzednia działalność, kwalifikacje zawodowe) 

- pisma polecające i certyfikaty (zatrudnienia) (np. dane dotyczące wyników pracy, dane dotyczące oceny)

Wymagane są szczególne informacje ze względu na stanowisko, które ma zostać obsadzone

- zaświadczenie o niekaralności 

- informacje o zdolności kredytowej 

- wyniki testu predyspozycji 

- wynik badania lekarskiego (jeśli jest wymagany przez prawo)

Inne informacje

- dane publicznie dostępne, związane z pracą, takie jak np. profil w sieciach społecznościowych w przypadku profesjonalistów 

- informacje podawane dobrowolnie, takie jak np. zdjęcie aplikacyjne, informacja o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne informacje, które dobrowolnie nam przekazujesz w swojej aplikacji.

Przetwarzamy dane osobowe, które otrzymujemy od Ciebie w trakcie procesu rekrutacji. Dane osobowe otrzymujemy również od innych spółek Grupy MEININGER oraz od dostawców usług rekrutacyjnych. Ponadto przetwarzamy dane osobowe pochodzące ze źródeł publicznych, np. z profesjonalnych serwisów społecznościowych.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w szczególności zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), a na terenie Niemiec zgodnie z federalną ustawą o ochronie danych (BDSG) oraz wszystkimi innymi właściwymi przepisami prawa.

5.1 Przetwarzanie danych na potrzeby aplikacji o pracę (Art. 6 ust. 1 lit. b, f RODO)

Dane osobowe kandydatów do pracy mogą być przetwarzane dla celów procedury rekrutacyjnej, jeżeli jest to niezbędne do podjęcia decyzji o nawiązaniu z nami stosunku pracy. Konieczność i zakres gromadzenia danych oceniane są między innymi na podstawie stanowiska, które ma zostać obsadzone. Jeśli stanowisko, o które się ubiegasz, wiąże się z wykonywaniem zadań o szczególnym charakterze poufnym, większą odpowiedzialnością kadrową i/lub finansową albo jest powiązane z określonymi warunkami fizycznymi i zdrowotnymi, konieczne może być zebranie bardziej szczegółowych danych. W celu ochrony danych osobowych ich przetwarzanie odbywa się dopiero po zakończeniu wyboru kandydatów i bezpośrednio przed zatrudnieniem.

5.2 Przetwarzanie danych na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 26 ust. 2 RODO)

Jeśli dobrowolnie wyraziłeś zgodę na zbieranie, przetwarzanie lub przekazywanie określonych danych osobowych, wówczas zgoda ta stanowi podstawę prawną do przetwarzania tych danych. W następujących przypadkach przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody: 

- Przyjęcie do puli kandydatów, co oznacza, że przechowujemy dokumenty aplikacyjne po zakończeniu bieżącej procedury aplikacyjnej w celu ich uwzględnienia w późniejszych procedurach aplikacyjnych 

- Przekazanie aplikacji innym spółkom Grupy MEININGER

5.3 Przetwarzanie danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

W niektórych przypadkach przetwarzamy Twoje dane w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów lub interesów osób trzecich. W przypadku sporu prawnego mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu danych w celach dowodowych.

Twoje dane będą przetwarzane głównie przez nasz dział kadr oraz kierownika działu, do którego aplikujesz. W niektórych przypadkach jednak w przetwarzanie Twoich danych zaangażowane są również inne podmioty wewnętrzne i zewnętrzne.

Działy wewnętrzne:

- dział Kadr 

- kierownik działu

Inne spółki Grupy MEININGER:

Dostęp do spółek Grupy MEININGER można uzyskać klikając ten link.

Zewnętrzni dostawcy usług:

- dostawcy usług systemów zarządzania kandydatami 

- dostawcy usług informatycznych (np. dostawcy usług konserwacyjnych i hostingowych) 

- dostawcy usług niszczenia dokumentów i danych

Kraje spoza Unii Europejskiej (oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego „EOG”) regulują ochronę danych osobowych inaczej niż kraje Unii Europejskiej. Do przetwarzania danych korzystamy również z usług dostawców zlokalizowanych w państwach trzecich, poza Unią Europejską. 

W związku z tym podjęliśmy specjalne środki, aby zagwarantować, że przetwarzanie danych w krajach trzecich będzie tak samo bezpieczne, jak na terenie Unii Europejskiej. Zawieramy standardowe klauzule ochrony danych osobowych opracowane przez Komisję Europejską z dostawcami usług w państwach trzecich. Klauzule te zapewniają odpowiednie gwarancje ochrony danych wobec dostawców usług w państwach trzecich. 

Jeśli chcesz zapoznać się z obowiązującymi gwarancjami, możesz się z nami skontaktować pisząc na adres dataprotection[at]meininger-hotels.com.

Przechowujemy dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do podjęcia decyzji w sprawie Twojej aplikacji. Jeżeli nie dojdzie między Tobą a nami do zawarcia stosunku pracy, możemy również dalej przechowywać Twoje dane, o ile będzie to konieczne w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi. Twoje dane będą regularnie usuwane w ciągu 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji. 

Jeżeli nie zostanie nawiązany stosunek pracy, ale wyraziłeś zgodę na dalsze przechowywanie Twoich danych, będziemy przechowywać je aż do odwołania Twojej zgody, lecz nie dłużej niż przez kolejne trzy lata. W szczególnych przypadkach możemy również przechowywać dane przez dłuższy okres w celu obrony przed potencjalnymi roszczeniami prawnymi.

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu na mocy artykułu 15 RODO, prawo do sprostowania na mocy artykułu 16 RODO, prawo do usunięcia na mocy artykułu 17 RODO, prawo do ograniczenia przetwarzania na mocy artykułu 18 RODO, prawo do sprzeciwu na mocy artykułu 21 RODO oraz prawo do przenoszenia danych na mocy artykułu 20 RODO. Prawo dostępu i prawo do usunięcia danych podlegają ograniczeniom zgodnie z art. 12 ust. 5 zdanie 2, Art. 15 ust. 4 i art. 17 ust. 3 RODO.

9.1 Prawo do sprzeciwu

Jakie prawo przysługuje Ci w przypadku przetwarzania danych w uzasadnionym interesie publicznym?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie danych w interesie publicznym) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych w celu ochrony uzasadnionego interesu), dotyczy to także profilowania opartego na tym przepisie. W przypadku wniesienia sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać Twoich danych osobowych, chyba że wykażemy uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub przetwarzanie będzie służyć dochodzeniu, wykonywaniu lub obronie roszczeń prawnych.

9.2 Wycofanie zgody

Możesz w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych. Należy pamiętać, że wycofanie zgody obowiązuje wyłącznie w przyszłości.

9.3 Prawo dostępu

Możesz poprosić o informację, czy przechowujemy Twoje dane osobowe. Jeśli sobie tego życzysz, poinformujemy Cię o tym, jakich danych dotyczy przetwarzanie danych, w jakich celach, komu dane te są udostępniane, jak długo dane będą przechowywane i jakie dalsze prawa Ci przysługują w związku z tymi danymi.

9.4 Dalsze prawa

Ponadto masz prawo zażądać ich poprawienia lub usunięcia. Jeżeli nie będzie podstaw do dalszego przechowywania, usuniemy Twoje dane, w przeciwnym razie ograniczymy przetwarzanie. Możesz również zażądać od nas przekazania wszystkich podanych przez Ciebie danych osobowych w ustrukturyzowanym, aktualnym i czytelnym dla maszyn formacie Tobie lub wybranej przez Ciebie osobie albo firmie. Ponadto przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorującego ochronę danych (art. 77 RODO, w Niemczech w związku z § 19 RODO).

9.5 Dochodzenie swoich praw

Aby skorzystać ze swoich praw, możesz skontaktować się z administratorem danych lub inspektorem ochrony danych, korzystając z podanych danych kontaktowych. Twoje zapytanie zostanie rozpatrzone niezwłocznie i zgodnie z wymogami prawnymi oraz poinformujemy Cię o podjętych przez nas krokach.

Nie ma żadnego prawnego ani umownego obowiązku udostępniania Twoich danych osobowych. Podanie danych osobowych jest jednak niezbędne do realizacji procesu rozpatrywania aplikacji. Oznacza to, że jeśli nie podasz tych danych, nie będziemy mogli przeprowadzić procesu rozpatrywania aplikacji.

Jeżeli cel lub sposób przetwarzania Twoich danych osobowych ulegnie istotnej zmianie, zaktualizujemy te informacje na bieżąco i poinformujemy Cię o zmianach.