Voor de toepassing van dit document zijn de volgende termen verduidelijkt:

MEININGER Hotels (ook aangeduid als het "Hotel"): Meininger Hotels Poland sp. z o.o., met statutaire zetel te Grzegórzecka 10, 31-530 Krakow, Polen.

Kind/Minderjarige: iedere persoon jonger dan 18 jaar.[1]

Kindermishandeling: verwijst naar elk gedrag dat kan worden beschouwd als een gewelddaad van welke aard dan ook (fysiek, psychisch, verbaal) en/of als een strafbaar feit (verwaarlozing van een kind, elke vorm van misbruik enz.) jegens een kind door welke persoon dan ook, alsmede naar elke handeling die een bedreiging vormt voor het welzijn van een kind. Hieronder vallen zowel opzettelijke als onopzettelijke handelingen of nalatigheden van personen, instellingen of de samenleving als geheel. Dergelijke handelingen of nalatigheden kunnen inbreuk maken op de rechten, vrijheden of waardigheid van een kind en/of de gezonde ontwikkeling ervan belemmeren.

Hotelpersoneel: een persoon met een arbeidsovereenkomst of een soortgelijke overeenkomst (met inbegrip van stage, leerwerktraject, vrijwilligerswerk enz.) die werkzaam is voor de MEININGER Hotels.

[1] Volgens het Poolse recht wordt een kind gedefinieerd als iedere persoon jonger dan 18 jaar, op basis van artikel 1 van het Verdrag inzake de rechten van het kind, aangenomen door de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties op 20 november 1989. Minderjarig is degene die de meerderjarigheid nog niet heeft bereikt, dat wil zeggen in de regel degene die jonger is dan 18 jaar. Onder bepaalde voorwaarden kan een meisje van ten minste 16 jaar echter wettelijk als meerderjarig worden erkend indien zij met toestemming van een voogdijrechtbank in het huwelijk treedt. Deze rechterlijke toestemming wordt uitsluitend verleend om gegronde redenen en wanneer wordt geoordeeld dat het huwelijk het belang van het nieuwe gezin dient (overeenkomstig artikel 10 § 1 en 2 van het Poolse Burgerlijk Wetboek en artikel 10 § 1 van het Wetboek inzake familie en voogdij).

a. Algemene regels en strategie

Als MEININGER Hotels erkennen wij de fundamentele rechten van alle kinderen als kwetsbare personen en aanvaarden wij onze verantwoordelijkheid om hen op ons hotelterrein te beschermen. Ons engagement voor kinderbescherming omvat:

• Eerbiediging van de rechten van kinderen: wij handelen met diep respect voor de rechten van minderjarigen en zijn ons bewust van de noodzaak om hun welzijn in alle aspecten van onze bedrijfsvoering te waarborgen. Wij erkennen tevens de situatie van minderjarigen met een handicap of met bijzondere onderwijsbehoeften en verbinden ons ertoe hieraan tegemoet te komen.
• Maatschappelijke verantwoordelijkheid: wij nemen onze rol als maatschappelijk verantwoorde onderneming op ons en streven ernaar positieve houdingen en gedragingen te bevorderen die de veiligheid en waardigheid van kinderen ondersteunen.
• Wettelijke en maatschappelijke verplichtingen: wij hechten groot belang aan de wettelijke en maatschappelijke verplichting om kinderen tegen schade te beschermen. Bij een vermoeden van strafbare feiten of van risico's voor de veiligheid van een kind verbinden wij ons ertoe de rechtshandhavingsinstanties onverwijld op de hoogte te stellen.
• Opleiding van het personeel: om ervoor te zorgen dat alle personeelsleden in staat zijn passend te handelen, bieden wij regelmatig opleidingen aan over de wijze waarop situaties waarin een kind gevaar kan lopen, herkend kunnen worden en waarop daarop gereageerd kan worden, waarbij wij ervoor zorgen dat zij hun verantwoordelijkheden begrijpen bij het melden van zorgen en het nemen van maatregelen.

Onze Normen inzake verantwoordelijkheid en engagement zijn:

• van toepassing op alle personen, met inbegrip van het Hotel, het Hotelpersoneel en de Gasten.
• beschikbaar en toegankelijk voor alle personen in de lobby van het Hotel en op de website van het Hotel.
• een integraal onderdeel van de overeenkomsten met betrekking tot een verblijf of reservering in ons Hotel en van toepassing gedurende het gehele verblijf in ons Hotel. De Gasten bevestigen dat zij van deze Normen kennis hebben genomen en aanvaarden de voorwaarden ervan door een kamer in ons Hotel te reserveren.

b. Opleiding en werving van het personeel

1. Wij leiden ons personeel op om signalen te herkennen die erop kunnen wijzen dat een kind gevaar loopt, en om snel en verantwoord te reageren binnen de procedures die in deze Normen zijn vastgelegd. De resultaten van de opleiding worden gemonitord en ondersteund, zodat het personeel kan bijdragen aan de bescherming van kinderen en op de juiste wijze met eventuele zorgen kan omgaan.
2. Wij zorgen er tevens voor dat de personen die wij aannemen zorgvuldig worden geselecteerd door middel van veilige wervingspraktijken. In het bijzonder gaan wij vóór de indienstneming van ons personeel als volgt te werk:
   • Ten eerste winnen wij informatie in over de vraag of onze werknemer is opgenomen in het Register van Zedendelinquenten.
   • Daarnaast winnen wij informatie in over het strafblad van onze werknemers en gaan wij na of onze werknemer een van de strafbare feiten heeft gepleegd die zijn voorzien in de hoofdstukken XIX en XXV van het Wetboek van Strafrecht, in de artikelen 189a en 207 van het Wetboek van Strafrecht en in de wet van 29 juli 2005 inzake de bestrijding van drugsverslaving (Staatsblad van 2023, post 1939), of een overeenkomstig strafbaar feit dat in buitenlandse wetgeving is voorzien.

• Indien onze potentiële werknemer de nationaliteit van een ander land dan Polen bezit, of in de afgelopen 20 jaar buiten Polen heeft gewoond, verlangen wij bovendien dat onze potentiële werknemer het volgende overlegt:
  • een uittreksel uit het strafregister, afgegeven door het land van nationaliteit;
  • een uittreksel uit het strafregister, afgegeven door het land van verblijf in de afgelopen 20 jaar.
  • Indien het betrokken land van verblijf of land van nationaliteit een dergelijk uittreksel uit het strafregister niet afgeeft, legt onze potentiële werknemer een verklaring in die zin af, op straffe van strafrechtelijke aansprakelijkheid, te weten: "Ik ben mij bewust van de strafrechtelijke aansprakelijkheid voor het afleggen van een valse verklaring."

c. Voor de uitvoering verantwoordelijke personen

1. Bij de MEININGER Hotels zijn de Hotel Manager en, bij diens afwezigheid, de Assistant Hotel Managers verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering en toepassing van de Normen.
2. De Hotel Manager en/of de Assistant Hotel Managers organiseren opleidingen voor het personeel over het herkennen van signalen van kindermishandeling en het reageren daarop, in overeenstemming met de hotelprocedures.
3. De Hotel Manager en/of de Assistant Hotel Managers registreren alle incidenten of interventies in verband met vermoedelijke kindermishandeling in een daarvoor bestemd register; bij een vermoeden van een strafbaar feit wordt bewijsmateriaal (bijvoorbeeld camerabeelden) veiliggesteld en op verzoek aan de autoriteiten overgelegd.
4. De Hotel Manager en/of de Assistant Hotel Managers behandelen zaken waarbij personeelsleden of externe volwassenen betrokken zijn, actualiseren de Normen indien dit noodzakelijk wordt geacht en waarborgen de toegankelijkheid ervan.

d. Waarborging van veilige relaties en verboden gedragingen jegens minderjarigen

1. De fundamentele benadering van ons Hotelpersoneel bestaat erin een veilige en aandachtige omgeving voor minderjarigen te waarborgen, waakzaam te blijven voor signalen van schade, een kind waar van toepassing niet geïsoleerd te laten raken, ervoor te zorgen dat het onder toezicht blijft van een ouder, wettelijke voogd of gemachtigde volwassene, en ervoor te zorgen dat minderjarigen met respect worden behandeld, waarbij hun waardigheid, behoeften en welzijn te allen tijde worden gewaarborgd zolang zij zich op het hotelterrein bevinden.
2. Het is ons Hotelpersoneel ten strengste verboden gebruik te maken van enige vorm van geweld, ongeacht of dit fysiek, psychisch of verbaal is, of van enige andere behandeling die tot mishandeling zou kunnen leiden of een gevoel van ongemak en onveiligheid zou kunnen veroorzaken.

a. Procedure voor het identificeren van een minderjarige tijdens het inchecken/de registratie aan de receptie

1. De eerste positieve maatregel die wij als MEININGER Hotels nemen, bestaat erin de relatie vast te stellen tussen de minderjarige en de volwassene bij wie hij of zij verblijft. Om deze relatie vast te stellen, volgt ons hotel de onderstaande stappen:
   • Aan de receptie vraagt ons hotelpersoneel om het identiteitsdocument van de minderjarige of enig ander document waaruit blijkt dat de volwassene ofwel de ouder van de minderjarige is, ofwel gemachtigd is om voor de minderjarige te zorgen.
   • Indien de bovengenoemde documenten niet kunnen worden overgelegd, informeert ons Hotelpersoneel eerst naar de relatie tussen de volwassene en de minderjarige.
   • Indien de volwassene geen enkel document kan overleggen waaruit ouderlijke toestemming of wettelijke voogdij blijkt, legt ons Hotelpersoneel vervolgens op vriendelijke wijze de wettelijke vereisten naar Pools recht uit en verzoekt het de volwassene het machtigingsformulier in te vullen dat op onze website beschikbaar is.

b. Procedure bij een redelijk vermoeden van misbruik of mishandeling

1. Een redelijk vermoeden van kindermishandeling kan in de volgende situaties ontstaan:
   • Een minderjarige meldt misbruik bij een hotelmedewerker.
   • Een personeelslid neemt signalen of aanwijzingen van misbruik waar.
   • Een kind vertoont fysieke signalen van mogelijk misbruik (zoals blauwe plekken of krassen) en reageert verward, gedesoriënteerd of beschaamd wanneer het wordt bevraagd. Er zijn andere zorgwekkende factoren aanwezig, zoals het aantreffen van kinderpornografie in de kamer van een volwassen gast.
2. Indien een lid van het Hotelpersoneel redelijkerwijs vermoedt dat een in het Hotel verblijvende minderjarige mishandeling ondergaat of heeft ondergaan, moet hij of zij onverwijld de Hotel Manager of, bij diens afwezigheid, de Assistant Hotel Manager informeren, die vervolgens de bestaande feiten onverwijld onderzoekt en de Politie (112 / 997) contacteert indien het vermoeden zeer sterk is. In gevallen waarin de veiligheid van de minderjarige onmiddellijk in gevaar is, moet het personeelslid onmiddellijk de hulpdiensten bellen en de situatie melden. In een dergelijk geval informeert het Hotelpersoneel, ongeacht de genomen maatregel, onmiddellijk daarna de Hotel Manager of, bij diens afwezigheid, de Assistant Hotel Manager over het incident.

c. Procedure bij bevestigd misbruik of bevestigde mishandeling

1. Zodra een personeelslid of enige andere persoon kennis krijgt van een situatie waarin een kind wordt mishandeld, ongeacht of dit gebeurt door een lid van het Hotelpersoneel, een externe opdrachtnemer, een ouder, een wettelijke voogd of een op het terrein verblijvende volwassene, moet hij of zij onmiddellijk maatregelen nemen om het kind te beschermen. Indien het leven of de gezondheid van het kind in gevaar is, moet de persoon die het gevaar vaststelt onmiddellijk ingrijpen en reageren om te trachten de gebeurtenis te stoppen. Vervolgens belt ons hotelpersoneel, rekening houdend met de urgentie en het risiconiveau, onmiddellijk de hulpdiensten of stelt het de Hotel Manager of Assistant Hotel Manager op de hoogte, opdat deze onmiddellijk de hulpdiensten belt voor een interventie van de Politie (112 / 997). Aan de Politie dient het volgende te worden verstrekt:
   • de volledige naam van de meldende persoon;
   • de gegevens van het kind (indien bekend);
   • de huidige verblijfplaats van het kind;
   • en een duidelijke beschrijving van het incident.
2. Na kennisgeving aan de politie stelt de Hotel Manager of Assistant Hotel Manager, waar van toepassing, de ouders of wettelijke voogden telefonisch, per e-mail of per schriftelijke mededeling op de hoogte. Deze meldplicht geldt ongeacht of de vermoedelijke dader een gast is, rechtstreeks door de MEININGER Hotels of via een derde in dienst is genomen.
3. Alle incidenten waarbij sprake is van vermoedelijke of waargenomen kindermishandeling moeten zorgvuldig worden gedocumenteerd ter ondersteuning van mogelijke politieonderzoeken. Dit omvat gedetailleerde vastleggingen van wat is waargenomen of onthuld, de identiteit van eventuele betrokken leden van het Hotelpersoneel of extern personeel, en de door het personeel gegeven reacties.
4. De Hotel Manager of de Assistant Hotel Managers zijn verantwoordelijk voor het verzamelen van alle beschikbare relevante informatie die verband houdt met het incident. Wanneer bij de mishandeling personeel van de MEININGER Hotels of van een derde betrokken is, dient de documentatie tevens de aanbevelingen te ondersteunen om de betrokken persoon de toegang tot het Hotelterrein te ontzeggen en, indien nodig, zijn of haar arbeidsovereenkomst te beëindigen. In alle gevallen moet de documentatie duidelijk en feitelijk zijn en veilig worden bewaard, zodat de autoriteiten er op verzoek toegang toe hebben. Het waarborgen van een betrouwbare vastlegging ondersteunt niet alleen de rechtshandhaving, maar beschermt ook de integriteit van de procedures van het Hotel voor de bescherming van minderjarigen.