Aux fins du présent document, les termes suivants ont été précisés :

MEININGER Hotels (également dénommé le « Hôtel ») : Meininger Hotels Poland sp. z o.o., dont le siège social est établi Grzegórzecka 10, 31-530 Krakow, Pologne.

Enfant/Mineur : toute personne âgée de moins de 18 ans.[1]

Maltraitance d'enfant : désigne tout comportement pouvant être considéré comme un acte de violence de quelque nature que ce soit (physique, psychologique, verbale) et/ou comme une infraction pénale (négligence d'enfant, toute forme d'abus, etc.) commis à l'encontre d'un enfant par une personne, ainsi que toute action représentant une menace pour le bien-être d'un enfant. Sont visés aussi bien les actes ou omissions délibérés qu'accidentels de la part de personnes, d'institutions ou de la société dans son ensemble. De tels actes ou omissions peuvent porter atteinte aux droits, aux libertés ou à la dignité d'un enfant et/ou entraver son développement sain.

Personnel de l'Hôtel : une personne liée par un contrat de travail ou un contrat similaire (y compris stage, apprentissage, bénévolat, etc.) travaillant pour les MEININGER Hotels.

[1] Selon le droit polonais, un enfant est défini comme toute personne âgée de moins de 18 ans, sur la base de l'article 1er de la Convention relative aux droits de l'enfant, adoptée par l'Assemblée générale des Nations Unies le 20 novembre 1989. Est mineure toute personne n'ayant pas atteint la majorité, c'est-à-dire généralement âgée de moins de 18 ans. Toutefois, sous certaines conditions, une jeune fille âgée d'au moins 16 ans peut être légalement reconnue comme majeure si elle se marie avec l'accord d'un tribunal des tutelles. Cette autorisation judiciaire n'est accordée que pour des motifs légitimes et lorsqu'il est estimé que le mariage servira l'intérêt supérieur de la nouvelle famille (conformément à l'article 10 § 1 et 2 du Code civil polonais et à l'article 10 § 1 du Code de la famille et de la tutelle).

a. Règles générales et stratégie

En tant que MEININGER Hotels, nous reconnaissons les droits fondamentaux de tous les enfants en tant que personnes vulnérables et admettons notre responsabilité de les protéger dans l'enceinte de notre Hôtel. Notre engagement en faveur de la protection de l'enfance comprend :

• Le respect des droits de l'enfant : nous agissons dans le profond respect des droits des mineurs, conscients de la nécessité de préserver leur bien-être dans tous les aspects de notre activité. Nous reconnaissons également la situation des mineurs en situation de handicap ou ayant des besoins éducatifs particuliers et nous engageons à y répondre.
• La responsabilité sociale : nous assumons notre rôle d'entité socialement responsable, en cherchant à promouvoir des attitudes et des comportements positifs qui soutiennent la sécurité et la dignité des enfants.
• Les obligations légales et sociales : nous accordons une grande importance à l'obligation légale et sociale de protéger les enfants contre tout préjudice. En cas de soupçon d'infraction ou de risque pour la sécurité d'un enfant, nous nous engageons à en informer immédiatement les autorités chargées de l'application de la loi.
• La formation du personnel : afin de garantir que tous les membres du personnel soient prêts à agir de manière appropriée, nous dispensons des formations régulières sur la manière de reconnaître les situations dans lesquelles un enfant pourrait être en danger et d'y réagir, en veillant à ce qu'ils comprennent leurs responsabilités en matière de signalement des préoccupations et de mesures à prendre.

Nos Normes en matière de responsabilité et d'engagement sont :

• applicables à toutes les personnes, y compris l'Hôtel, le Personnel de l'Hôtel et les Clients.
• disponibles et accessibles à toutes les personnes dans le hall de l'Hôtel et sur le site web de l'Hôtel.
• partie intégrante des contrats relatifs à un séjour ou à une réservation dans notre Hôtel et applicables pendant toute la durée du séjour dans notre Hôtel. Les Clients reconnaissent avoir pris connaissance de ces Normes et en acceptent les conditions en réservant une chambre dans notre Hôtel.

b. Formation et recrutement du personnel

1. Nous formons notre personnel à reconnaître les signes indiquant qu'un enfant pourrait être en danger et à réagir rapidement et de manière responsable dans le cadre des procédures définies par les présentes Normes. Les résultats des formations sont suivis et accompagnés afin que le personnel puisse contribuer à la protection des enfants et traiter correctement toute préoccupation.
2. Nous veillons également à ce que les personnes que nous recrutons soient soigneusement sélectionnées au moyen de pratiques de recrutement sécurisées. En particulier, avant l'embauche de notre personnel :
   • Tout d'abord, nous vérifions si notre employé figure au registre des délinquants sexuels.
   • En outre, nous obtenons des informations sur le casier judiciaire de nos employés et vérifions si notre employé a commis l'une des infractions prévues aux chapitres XIX et XXV du Code pénal, aux articles 189a et 207 du Code pénal, ainsi que dans la loi du 29 juillet 2005 relative à la lutte contre la toxicomanie (Journal des lois de 2023, position 1939), ou une infraction correspondante prévue par une législation étrangère.

• Si notre employé potentiel possède la nationalité d'un pays autre que la Pologne, ou a résidé hors de Pologne au cours des 20 dernières années, nous exigeons en outre qu'il fournisse :
  • un extrait de casier judiciaire délivré par le pays de nationalité ;
  • un extrait de casier judiciaire délivré par le pays de résidence au cours des 20 dernières années.
  • Si le pays de résidence ou le pays de nationalité concerné ne délivre pas un tel extrait de casier judiciaire, notre employé potentiel fournit une déclaration à cet effet, sous peine de responsabilité pénale, à savoir : « J'ai conscience de la responsabilité pénale encourue en cas de fausse déclaration. »

c. Personnes responsables de la mise en œuvre

1. Au sein des MEININGER Hotels, le Hotel Manager et, en son absence, les Assistant Hotel Managers sont chargés de superviser la mise en œuvre et l'application des Normes.
2. Le Hotel Manager et/ou les Assistant Hotel Managers organisent des formations destinées au personnel sur la reconnaissance des signes de maltraitance d'enfant et la réaction à y apporter, conformément aux procédures de l'Hôtel.
3. Le Hotel Manager et/ou les Assistant Hotel Managers consignent tous les incidents ou interventions liés à une maltraitance présumée d'enfant dans un registre dédié ; en cas de soupçon d'infraction, les preuves (par exemple les images de vidéosurveillance) sont conservées et transmises aux autorités sur demande.
4. Le Hotel Manager et/ou les Assistant Hotel Managers traitent les affaires impliquant des membres du personnel ou des adultes tiers, mettent à jour les Normes si cela s'avère nécessaire et veillent à leur accessibilité.

d. Garantie de relations sûres et comportements interdits à l'égard des mineurs

1. L'approche fondamentale de notre Personnel de l'Hôtel consiste à garantir un environnement sûr et attentif aux mineurs, à rester vigilant face aux signes de préjudice, à ne pas laisser un enfant être isolé le cas échéant, en veillant à ce qu'il demeure sous la surveillance d'un parent, d'un tuteur légal ou d'un adulte autorisé, et à ce que les mineurs soient traités avec respect, en préservant à tout moment leur dignité, leurs besoins et leur bien-être pendant leur présence dans l'enceinte de l'Hôtel.
2. Il est strictement interdit à notre Personnel de l'Hôtel de recourir à toute forme de violence, qu'elle soit physique, psychologique ou verbale, ou à tout autre traitement susceptible de conduire à une maltraitance ou de nature à créer un sentiment de malaise et d'insécurité.

a. Procédure d'identification d'un mineur lors de l'enregistrement à la réception

1. La première mesure positive que nous prenons en tant que MEININGER Hotels consiste à identifier le lien entre le mineur et l'adulte avec lequel il séjourne. Afin d'identifier ce lien, notre hôtel suit les étapes suivantes :
   • À la réception, notre personnel demande la pièce d'identité du mineur ou tout autre document prouvant que l'adulte est soit le parent du mineur, soit autorisé à s'occuper du mineur.
   • En cas d'impossibilité de fournir les documents susmentionnés, notre Personnel de l'Hôtel s'enquiert d'abord du lien entre l'adulte et le mineur.
   • Si l'adulte ne peut fournir aucun document attestant du consentement parental ou de la tutelle légale, notre Personnel de l'Hôtel explique alors avec bienveillance les exigences légales prévues par le droit polonais et invite l'adulte à remplir le formulaire d'autorisation disponible sur notre site web.

b. Procédure en cas de soupçon raisonnable d'abus ou de maltraitance

1. Un soupçon raisonnable de maltraitance d'enfant peut naître dans les situations suivantes :
   • Un mineur signale un abus à un employé de l'hôtel.
   • Un membre du personnel observe des signes ou des indices d'abus.
   • Un enfant présente des signes physiques d'un abus possible (tels que des ecchymoses ou des égratignures) et réagit de manière confuse, désorganisée ou gênée lorsqu'il est interrogé. D'autres éléments préoccupants sont présents, tels que la découverte de pédopornographie dans la chambre d'un client adulte.
2. Si un membre du Personnel de l'Hôtel soupçonne raisonnablement qu'un mineur séjournant à l'Hôtel subit ou a subi une maltraitance, il doit en informer sans délai le Hotel Manager ou, en son absence, l'Assistant Hotel Manager, qui examinera alors rapidement les faits existants et contactera la Police (112 / 997) si le soupçon est très fort. Lorsque la sécurité du mineur est menacée de manière immédiate, le membre du personnel doit appeler immédiatement les services d'urgence et signaler la situation. Dans un tel cas, quelle que soit la mesure prise, le Personnel de l'Hôtel informe immédiatement après le Hotel Manager ou, en son absence, l'Assistant Hotel Manager de l'incident.

c. Procédure en cas d'abus ou de maltraitance avérés

1. Dès qu'un membre du personnel ou toute autre personne prend connaissance d'une situation dans laquelle un enfant est victime de maltraitance, que ce soit de la part d'un membre du Personnel de l'Hôtel, d'un prestataire tiers, d'un parent, d'un tuteur légal ou d'un adulte séjournant dans l'enceinte, elle doit prendre des mesures rapides pour protéger l'enfant. Si la vie ou la santé de l'enfant est menacée, la personne qui identifie le danger doit intervenir immédiatement et réagir pour tenter de mettre fin à l'événement. Ensuite, compte tenu de l'urgence et du niveau de risque, notre personnel appelle immédiatement les services d'urgence ou avertit le Hotel Manager ou l'Assistant Hotel Manager afin qu'il appelle immédiatement les services d'urgence en vue d'une intervention de la Police (112 / 997). Il convient de communiquer à la Police :
   • le nom complet de la personne qui signale ;
   • les informations relatives à l'enfant (si elles sont connues) ;
   • l'emplacement actuel de l'enfant ;
   • ainsi qu'une description claire de l'incident.
2. Après avoir averti la police, le Hotel Manager ou l'Assistant Hotel Manager avertit, le cas échéant, les parents ou tuteurs légaux par téléphone, par courrier électronique ou par communication écrite. Cette obligation de signalement s'applique que l'auteur présumé soit un client, une personne employée directement par les MEININGER Hotels ou par l'intermédiaire d'un tiers.
3. Tous les incidents impliquant une maltraitance d'enfant présumée ou observée doivent être soigneusement documentés afin de faciliter d'éventuelles enquêtes policières. Cela comprend des relevés détaillés de ce qui a été observé ou révélé, l'identité de tout membre du Personnel de l'Hôtel ou personnel tiers impliqué, ainsi que les réponses apportées par le personnel.
4. Le Hotel Manager ou les Assistant Hotel Managers sont chargés de rassembler toutes les informations pertinentes disponibles en lien avec l'incident. Lorsque la maltraitance implique un membre du personnel des MEININGER Hotels ou d'un tiers, la documentation devrait également étayer les recommandations visant à interdire à la personne concernée l'accès à l'enceinte de l'Hôtel et, si nécessaire, à mettre fin à son contrat de travail. Dans tous les cas, la documentation doit être claire, factuelle et conservée en toute sécurité afin que les autorités puissent y accéder sur demande. La tenue d'un relevé fiable facilite non seulement le travail des forces de l'ordre, mais protège également l'intégrité des procédures de l'Hôtel en matière de protection des mineurs.

• Le Hotel Manager évalue les Normes au moins une fois tous les deux ans afin de garantir leur adaptation aux besoins actuels et leur conformité.
• L'évaluation comprend la vérification de la mise en œuvre des Normes, la réponse aux signalements de violation des Normes et, si nécessaire, la proposition de modifications conformes à la réglementation en vigueur.
• Les conclusions de l'évaluation sont consignées par écrit.

• Les Normes prennent effet à la suite de leur publication sur le site web des MEININGER Hotels et à la réception, à la date du 21.07.2026.
• Les Normes sont mises à la disposition de l'ensemble du Personnel de l'Hôtel, des tiers et de tous les clients, y compris les clients mineurs et leurs parents, sur le site web des MEININGER Hotels et à la réception, dans une langue compréhensible par tous.